flyer2001 (flyer2001) wrote,
flyer2001
flyer2001

Leader Task и тайм-менеджмент от Василия Кислого


Написать эту небольшую инструкцию меня подвигла статья Василия Кислого
(http://www.odinvopros.ru/lib/kislyi_01.php) . В данной статье приведены основные тезисы автора с их наглядным практическим применением.

Хочу только предупредить, что статья автора содержит ненормативную лексику, но во многом она понятная, так как содержит практические советы, основанные на реальном опыте, а не на красивых теоретических выкладках.

Введение

Основные тезисы:
Первое. Встает вопрос, зачем использовать программу, если есть ежедневник, блокнот? А именно потому, что бумажки с каракулями достаточно трудно организовать, обработать и держать во внимании перед собой. Затраты на содержание такой системы существенно выше экономии от ее применения.
Необходимо максимально отойти от бумаги. В этом помогут компьютер, необходимая программа-органайзер и КПК (нечто среднее между телефоном и компьютером, подробности здесь). КПК – необходимая вещь для деловых людей, которым приходится оперировать большим объемом данных, руководить сотрудниками, постоянно развиваться и не забывать об отдыхе. Это инструмент. Можно вспахать поле детской лопаткой, а можно комбайном.

Второе. В эффективном управлении своим времени, не умея:

- виртуозно управляться с КПК (можно для начала его приобрести или хотя бы подержать в руках КПК друзей, знакомых)
- печатать слепым методом (http://school.ergosolo.ru/profile не знаю, кончилась ли там акция, но можно прямо в Интернете бесплатно пройти обучение. Я прошел еще в 10 классе, не жалею до сих пор)
- слушать mp3-записи книг по твоей профессии
- умело орудовать компьютером: работать с электронной почтой, работать с офисными приложениями, ориентироваться в Интернете, Трудно добиться больших результатов. Поэтому есть с чего начать.
 
Программа Leader Task (http://www.leadertask.ru/ )
В описании Василия Кислого приведен пример использования программы Outlook. Я сам пользовался (и до сих пор пользуюсь отдельными компонентами программы), но в выборе именно этой программы для организации времени меня убедили:
- стоимость
- портабельность (или работа с флешки)
- постоянное развитие проекта, хорошая техническая поддержка

Работа с программой Leader Task.

Инструкции по установке:
  1. Скачайте установочный файл с сайта http://www.leadertask.com/download/leader.exe
  2. Установите на флешку (для пущей безопасности в зашифрованный раздел)
  3. Запустив, откроется демо-проект. Вам необходимо создать новую базу данных, для этого Файл – создать – новый . На вопрос «Сохранить текущие данные» нажимаем – «нет»


Начнем ознакомление с основными компонентами программы, заодно настроим под наши нужды.


КАТЕГОРИИ.

Категории служат для классификации задач по какому либо признаку. В нашем же случае мы вводим основные операционные категории, которые позволят нам оперативно справляться с заданием.
В большинстве случаев на роль категорий подходят виды Вашей профессиональной деятельности, увлечения (хобби), места в которых Вы чаще всего бываете.
ПРАВИЛО: не создавать больше 5 категорий, иначе вам трудно будет ими оперировать.
РЕКОМЕНДАЦИЯ: начните использовать предложенные категории, в ходе работы вы поймете, какие вам надо дополнительно

Создадим 5 категорий:
***ВХОДЯЩИЕ
**НА ДЕНЬ
** ОТЛОЖЕННЫЕ
*КОНТРОЛЬ
>>МЕЧТЫ

Для этого
Выбираем вкладку Категории нажимаем правой кнопкой по полю навигатор и в появившемся меню выбрать Добавить



Вы – руководитель завода по исполнению задач, идей, проектов. Эти 5 категорий, как 5 цехов завод

***ВХОДЯЩИЕ
В голову приходит много мыслей, свежих идей (которые потом вы можете просто потом не вспомнить). Все идеи, все задачи и просто мысли должны у вас собираться, как руда в бункере, в категории «***ВХОДЯЩИЕ». Из этого материала вы будете добывать золото.
**НА ДЕНЬ
Здесь после обработки останутся задачи, которые необходимо будет просто выполнить. Если бы было все так просто, то программа бы не понадобилась. Программа позволяет спланировать свой день, помогает расставить приоритеты.
** ОТЛОЖЕННЫЕ
Здесь будут помещены все отложенные дела. Всего и сразу выполнить невозможно. Это ваш склад, за которым надо следить, чтобы дела не залежались
*КОНТРОЛЬ
Здесь отмечаются все дела, которые вы делаете не своими руками. Поручаете кому то дела, спрашиваете решение, отчеты или просто контролируете выполнение. Очень важная вещь, особенно для руководителя.
>>МЕЧТЫ
Это действительно место для ваших мечт. Чем чаще вы о них думаете, тем ближе вы становитесь к их исполнению. И неровен час, когда ваша задачи по реализации вашей мечты перейдет уже в задачи на день.

ПРОЕКТЫ
Проекты – это большие задачи, которые имеют несколько параллельных разветвлений. Это дела, которые имеют конечную цель, сроки. Например «Построить дом», «организовать юбилей» и т.д.

Сейчас мы с вами создадим проект «ЯЯ-проект».
Здесь будут храниться проекты, которые не имеют текущих задач (т.е. вы не знаете пока что делать дальше или просто пока не занимаетесь этим вопросом)

Для этого выбираем вкладку Проекты - правой кнопкой щелкаем по пустому полю окна Навигатор и нажимем Добавить. Название ЯЯ-проект.


КОНТАКТЫ

Чтобы не сидеть несколько часов и вколачивать данные используйте экспорт телефонной книги (если у вас КПК) или, чтобы не заморачиваться, вносите только те контакты, с которыми вам надо решать текущие задачи, так со временем у вас все появятся.

  Для того чтобы добавить контакт выберите вкладку Контакты , в поле навигатора щелкните правой кнопкой мышки и выберите Добавить. Дальше заполняйте данные о человеке (тут есть и встроенная напоминалка о Днях Рождениях)

 

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ЕЖЕДНЕВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

(распечатать и на стенку)

Это обязательный момент вашего дня, как почистить зубы
  1. ОБРАБОТКА СЕКТОРА ***ВХОДЯЩИЕ
Перепишите все с ваши временные записи из блокнотов, наберите мысли с вашего диктофона и обрабатывайте.

Обработка:
– это определение точной формулировки выполнения задания. На первое место ставится глагол, а потом уже все остальные члены предложения
«Подготовить доклад», «Посмотреть в Интернете..» и т.д.
  • определение принадлежности задачи к проекту
  • необходимый контакт для выполнения дела
  • перевод из ***ВХОДЯЩИЕ в **НА ДЕНЬ
Примечание: Все записи, заметки и возникающие мысли занесите в соответствующие места ( к каждой задаче можно писать заметки, а так же в категории MAYBE можно завести БЛОКНОТ (ЕЖЕДНЕВНИК). Пишите все ваши самые смелые мечты, потом они приобретут форму и будут достойны для реализации.

ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!: ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи путем перевода их в **НА ДЕНЬ или уничтожения.

2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА **НА ДЕНЬ - последовательный просмотр и изменение текущих действий (перевод в *ОТЛОЖЕННЫЕ — если это дело вы не собираетесь делать сразу, *КОНТРОЛЬ — если вы дело передали человеку и теперь только следите за процессом)

3. В случае если в **НА ДЕНЬ экран заполнен не полностью (осталось место) - обработка *ОТЛОЖЕННЫЕ (Перевод в **НА ДЕНЬ или *ОТЛОЖЕННЫЕ) Помни: поскольку в *ОТЛОЖЕННЫЕ может скапливаться довольно большое количество действий, ты можешь выбрать бегло что-либо приемлемое для того, чтобы добить **НА ДЕНЬ. Что переносить - сердце подскажет. Только не надо пытаться построить для этого систему приоритетов или прочие хреновые системы - делай все быстро! Очень быстро!

4. ПРОСМОТР СЕКТОРА *КОНТРОЛЬ - там тоже могут быть изменение - в частности, когда дело выполнено - поставить галочку! Вот эта галочка - действительно стОящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе - ты действовал в этот раз максимально эффективно! Пишите комментарии по выполнению дел в заметках.

5. БЕГЛЫЙ ПРОСМОТР ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ. Дело в том, что, просматривая текущий проект, тебе надо видеть одновременно ВСЕ задачи, относящиеся к нему, в том числе и те, которые ты перенес на попозже. Если у тебя существует текущий проект, в котором нет НИ ОДНОЙ текущей задачи (либо их вообще там нет, либо они перенесены на более поздний срок), Удали его, а задачи, которые в него входили запихни в один общий проект под названием ЯЯ-ПРОЕКТЫ.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ПРИМЕР: чтобы перевести задание в другой сектор нужно нажать правой кнопкой и зайти в свойства (или нажать ALT+ENTER)


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

(распечатать и повесить на стенку)

1. ПОДРОБНЫЙ ПРОСМОТР СПИСКА ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ.

Вот это действительно анализ, планирование, вырабатывание стратегии и тактики. Если на практике, то все просто. Смотришь на список задач в выбранном проекте, систематизируешь их, добавляешь необходимый список задач, думаешь как распределить работу между сотрудниками и т.д.

Совет 1: не употреблять слова-паразиты: «исследовать», «развить», «оптимизировать» и т. д. Либо знаешь, что сделать конкретно сейчас, либо выделяешь себе конкретное время.
Совет 2: если не знаешь первые три-четыре первых шага, то лучше вообще не начинать. Надо заняться сбором информации (спросить у того, кто знает)

2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА >>МЕЧТЫ

Эту категорию надо просто спокойно просматривать. Чтобы сбывались мечты о них надо ПОСТОЯННО думать. Таким образом выстраивается путь к достижению мечты. И не ровен час, когда некое действие из категории >>МЕЧТЫ перейдет в категорию **НА ДЕНЬ и начнется простой и веселый путь к СБЫЧЕ МЕЧТЫ

3. ПРОСМОТР ОБЩЕГО СПИСКА ПРОЕКТОВ.

Подпроекты проекта ЯЯ-ПРОЕКТЫ — это проекты, в которых нет текущих задач (или просто вы пока не думали об этом). Думайте, собирайте информацию, оформляйте и реализуйте проект.

4. ПОДСЧЕТ ВЫПОЛНЕННЫХ ЗАДАЧ.

Единственная возможность оценить что-то объективно — использовать ЧИСЛА. А именно показатели работы:
  1. Количество выполненных за неделю дел (галочки выполнено)
  2. Отношение количества дел, относящихся к проектам к общему количеству дел.
Создаем в категории >>МЕЧТЫ заметку Показатели эффективности (назвать можете как хотите)
В ней пишем
XX.XXXX.XX - YYZZ - %%
XX – дата начала и конца недели (31.08-6.09)
YY – общее количество дел, выполненных за неделю
ZZ – количество выполненных дел по проектам
%% = ( ZZ / YY ) * 100%
Например: 31.08-6.09 - 19 - 8 — 42%

5. ДНЕВНИКОВЙ ОБЗОР. Создаем заметку в категории >>МЕЧТЫ которая называется Дневниковый обзор . Здесь надо отметить свои победы за эту неделю. (Это не самоанализ, это закрепление и настрой на позитив) . Читайте его чаще, настраивайтесь на позитив.

Желаю больше записей в этом обзоре и действительно толковых!!! Удачи!!

P.S. Этот регламент является обязательным для выполнения. Иначе не будет результата.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. ПОДРОБНЫЙ ПРОСМОТР СПИСКА ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ.

Для того чтобы посмотрить текущие задачи проекта надо просто выбрать Вкладку ПРОЕКТЫ и выбрать необходимый проект. Список задач отразится на панели задач.



2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА >>МЕЧТЫ
Выбирайте вкладку КАТЕГОРИИ в навигаторе . Выберите соответствующую категорию и список задач отобразится на панели задач


4. ПОДСЧЕТ ВЫПОЛНЕННЫХ ЗАДАЧ.
Здесь вам поможет использование фильтра

Дальше сортируем задачи по выполнению: для этого нажимаем на галочку и таким образом все задачи формируются по выполнению.

Считайте все серенькие задачи (и записывайте в файл)

Чтобы посчитать количестве дел по проектам, настраиваем фильтр следующим образом — в фильтре выбираем все проекты которые ест у вас и так же считаем все выполненные задания

Затем УДАЛЯЕМ все сделанные задания (всю необходимую инфомрацию из заметок переписываем и сохраняем!!!

Спасибо за внимание! Надеюсь пригодится




Tags: leadertask, ТМ, инструкции
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 13 comments