?

Log in

No account? Create an account
flyer

flyer2001


Мои маленькие и БОЛЬШИЕ интересности...


Previous Entry Share Выделить Next Entry
Как сделать из почтовика - органайзер? Держим все под контролем.
flyer
flyer2001
Существует много различных теорий и практик организаций своего времени. Сейчас я вам расскажу простейшую схему, которую я открыл для себя и применяю уже успешно в течении нескольких месяцев.
Это статья будет полезна для вас если:
1) Вы по работе постоянно работаете с электронной почтой
2) Если вам регулярно нужно следить за ходом работы нескольких сотрудников/процессов.
3) У вас ( у ваших коллег) бывают проблемы с приемом почты и важные письма не доходят.
4) Часто подводит память, забываете про важные моменты....
И т.д. думаю ,каждый найдет что-нибудь полезное. Почтой же пользуются все.

Сначала расскажу про принцип

1. Вы составляете письмо (новое, отвечаете на имеющееся). Если вы хотите следить за судьбой этого письма вы просто при отправке ставите в копию отправки письма - СЕБЯ (свой адрес).
2. Настраиваете автофильтр, чтобы письма пришедшие от СЕБЯ складывались в специальную папку КОНТРОЛЬ
3. В течении дня просматриваете папку КОНТРОЛЬ, чтобы видеть как двигаются дела (вообще двигаются ли).
4. Снимаете пометку о прочтении (либо удаляете) только тогда, когда процесс уже не нуждается в контроле

Далее я расскажу более подробно как это реализовать на примере почтовой программы Thunderbird, так как пользуюсь ей давно. Если понятен принцип его можно реализовать везде, даже прямо в браузере :)


1. Создаете папку КОНТРОЛЬ. Для этого нажимаете правой кнопкой на названии вашего почтового ящика и нажимаете Создать папку... , называете КОНТРОЛЬ.



2. Настраиваете фильтр. Инструменты -> Фильтры сообщений...

Фильтр сообщений...


3. Создаете новый фильтр НА КОНТРОЛЬ. Для этого нажимаете на кнопку СОЗДАТЬ и настраиваете
Применять при - Проверке почты или запуске вручную
Подходящие под все условия
ОТ - совпадает с - Ваш_адрес@mail.ru
Выполнять следующие действия:
Переместить сообщение в - КОНТРОЛЬ на Ваш_адрес@mail.ru

Настройка фильтра

4. При составлении письма указываете в поле Кому:
- адресата
- свой адрес Ваш_адрес@mail.ru
Примечание: 
- если автор письма - вы, то ваших интересах, чтобы по заголовку было понятно содержание письма.

- вы можете переносить входящие и исходящие письма, а так же черновики, в папку КОНТРОЛЬ, можете вообще писать сами себе тогда вы будете контролировать себя :)

Составление сообщения

5. В течении дня (например во время проверки почты) просматривайте папку КОНТРОЛЬ и вы никогда не забудете о важных делах и тогда дела не забудут о вас. Если контроль уже не нужен, то снимайте метку, что письмо не прочитано, либо удалите письмо.

Просмотр папки КОНТРОЛЬ


Примечание:
- настройте сортировку удобной для вас, чтобы непрочитанные письма были вверху. 

- вы можете сортировать по дате, по размеру, в общем что душе угодно.

НАДЕЮСЬ ПРИГОДИТСЯ!!


ПРОДОЛЖЕНИЕ СТАТЬИ
ТМ-Маньякам и продвинутым юзерам посвящается...
 

Если почтовая программа - ваша правая рука рекомендую взять на заметку следующие советы:
1) Создать две папки КОНТРОЛЬ-ДЕНЬ, КОНТРОЛЬ-НЕДЕЛЯ . Фильтр настроить на папку КОНТРОЛЬ-ДЕНЬ.
Для несрочных дел вы можете перемещать письма в папку КОНТРОЛЬ-НЕДЕЛЯ и заглядывать туда раз в неделю.

2) Настройте уведомление о прочтении и договориться с коллегами, что они будут отсылать уведомление о прочтении письма (это не трудно, только нажать ОК при вопросе "Отправить уведомление о прочтении?"). При очередной проверке папки КОНТРОЛЬ вы можете найти в поиске уведомление от человека и переместить его в папку КОНТРОЛЬ.
Это еще не все. В папке КОНТРОЛЬ надо настроить сортировку с группировкой писем в обсуждения (см. рисунок)
И это еще не все. Вы можете переносить в папку контроль всю ветку обсуждения, если будете всегда в копию ставить себя (я сохраняю обычно последнее письмо от переписки, так как оно обычно содержит историю переписки)

Почувствуйте разницу:
группировка сообщений по теме



Примечание: я не смог автоматизировать это процесс. Если кто подскажет способ буду очень признателен.

Жду комментариев, предложений. Спасибо.

Иду с теми, кто идет. Лечу с теми, кто летит. Побеждаю с теми, кто побеждает.
С.М.Пеунова





  • 1
(Deleted comment)
Для более глобальных моментов (планирование, хронометраж и прочие прелести) использую Outlook. Это просто совет, как без доп. софта организовать себя :)

Поздравляем! Ваш пост был отобран нашими корреспондентами и опубликован в сегодняшнем выпуске ljournalist'а.

не заморачивайтесь с письмами самому себе. это неэффективно. зачем изобретать велосипед заново? Пользуйтесь Google Calendar с функцией СМС уведомлений о ВАШИХ задачах и будет вам щастьйэ.

  • 1